Переход на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года

ЭПД: что важно знать клиентам GeoTrees

GeoTrees доставляет уличные и интерьерные искусственные ели, комплекты освещения, украшения и другие товары по всей России.

С 1 сентября 2026 года при доставке заказов сторонними транспортными компаниями транспортные накладные должны оформляться в электронном виде.

Это не меняет порядок покупки, оплаты или оформления документов на товар. Изменения касаются именно документов, сопровождающих перевозку.

Главное за минуту

При доставке заказа сторонней транспортной компанией юридическому лицу или ИП потребуется электронная транспортная накладная — ЭТрН.
Получателю груза необходимо подключиться к системе электронных перевозочных документов и подтвердить приёмку.
Обычный электронный документооборот и транспортный ЭДО — разные системы.
При самовывозе собственным транспортом без привлечения перевозчика ЭТрН, как правило, не требуется.
Для физических лиц, приобретающих товар для личных нужд, допускаются бумажные документы.

Правовая основа

Обязательный переход на электронные перевозочные документы установлен Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Он внёс изменения в законодательство об автомобильных грузоперевозках и транспортно-экспедиционной деятельности.

Новые требования начинают действовать с 1 сентября 2026 года.

Документ, регулирующий транспортно-экспедиционную деятельность:

Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»

Когда потребуется электронная транспортная накладная

ЭТрН оформляется, если для перевозки заказа привлекается сторонняя транспортная компания.

Например, когда товар GeoTrees отправляется:

через ПЭК, «Деловые Линии», «Байкал Сервис», «Энергию» или другую транспортную компанию;
отдельной наёмной машиной;
перевозчиком, которого самостоятельно выбрал покупатель;
с участием экспедитора, организующего доставку.

Требование действует независимо от размера автомобиля и от того, кто заказал перевозку — продавец или покупатель.

Если организация только получает груз, она не начинает документооборот, но должна подписать третий титул ЭТрН и подтвердить приёмку заказа.

Как будут оформляться разные варианты доставки GeoTrees

Доставка транспортной компанией

При отправке заказа сторонней транспортной компанией оформляется электронная транспортная накладная.

Получателю необходимо заранее подключиться к системе ЭПД и назначить сотрудника, который сможет подтвердить приёмку груза.

Доставка собственным транспортом

Если товар перевозится собственным транспортом владельца груза и отдельный договор перевозки со сторонней компанией не заключается, транспортная накладная обычно не требуется.

УПД, товарные и другие документы по заказу при этом сохраняются.

Самовывоз из пункта выдачи

Если покупатель забирает заказ собственным автомобилем без привлечения перевозчика, ЭТрН не оформляется.

Если для самовывоза покупатель нанимает транспортную компанию, такая перевозка уже подпадает под требования электронного документооборота.

Доставка физическому лицу

Если покупатель приобретает искусственную ель, украшения или другие товары для личных, семейных или домашних нужд, транспортную накладную разрешено оформлять на бумаге.

Исключения также предусмотрены при отсутствии интернета, подтверждённом техническом сбое и в некоторых других случаях. Полный перечень установлен приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262.

ЭДО и ГИС ЭПД — разные системы

Через обычный ЭДО компании обмениваются:

УПД;
счетами;
договорами;
спецификациями;
актами;
другими бухгалтерскими документами.

Через ГИС ЭПД передаются:

электронные транспортные накладные;
заказы и заявки на перевозку;
электронные экспедиторские документы.

Поэтому наличие ЭДО ещё не означает, что организация готова принимать ЭТрН. Необходимо проверить, поддерживает ли ваш оператор работу с ГИС ЭПД.

Как проходит подписание ЭТрН

Электронная транспортная накладная заполняется и подписывается последовательно:

Грузоотправитель формирует документ после загрузки товара.
Перевозчик подтверждает приём груза к перевозке.
Грузополучатель после приёмки заказа подписывает третий титул.
Перевозчик завершает документооборот.

Важно: если грузополучатель не может подписать титул 3, передача груза невозможна. Титул 4 будет заблокирован до получения подписи титула 3.

Если получатель не подпишет третий титул, документооборот по перевозке не получится корректно завершить.

Кто формирует электронную транспортную накладную

По общему правилу ЭТрН составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрен другой порядок.

Если транспортную компанию самостоятельно привлекает покупатель, перед отправкой заказа необходимо согласовать с менеджером GeoTrees:

кто будет указан грузоотправителем;
кто является заказчиком перевозки;
кто формирует ЭТрН;
какой сотрудник покупателя будет подписывать получение груза.

Если в доставке участвует экспедитор, дополнительно могут потребоваться электронное поручение экспедитору и электронная экспедиторская расписка.

Как подготовиться к получению заказа GeoTrees

До отправки товара рекомендуем:

Проверить, поддерживает ли ваш оператор ЭДО работу с электронными перевозочными документами.
При необходимости выбрать и подключить оператора из официального реестра Минтранса.
Получить идентификатор участника ГИС ЭПД.
Получить квалифицированную электронную подпись.
Оформить машиночитаемую доверенность, если документы будет подписывать сотрудник.
Назначить ответственного за приёмку заказа и подписание третьего титула.
Сообщить менеджеру GeoTrees данные оператора ИС ЭПД и контакты ответственного сотрудника.

Лучше подготовиться заранее — особенно если искусственная ель, комплект освещения или оформления должны прибыть к определённой дате монтажа.

Частые вопросы

Мы уже работаем с «Диадоком», СБИС или другим сервисом. Этого достаточно?

Не всегда. Уточните у оператора, подключён ли у вашей организации модуль электронных перевозочных документов и может ли сервис обмениваться данными через ГИС ЭПД.

Нужно ли заключать с GeoTrees отдельное соглашение о переходе на ЭТрН?

Закон не требует заключать отдельное соглашение между продавцом и покупателем только ради перехода на электронную форму.

Однако организации потребуется подключение к оператору ИС ЭПД, а сотруднику, принимающему груз, — право подписывать электронные документы.

Что делать, если мы забираем заказ самостоятельно?

Если заказ забирается собственным транспортом без привлечения наёмного перевозчика, ЭТрН обычно не требуется.

Если для самовывоза нанимается транспортная компания, необходимо оформить электронную транспортную накладную.

Нужно ли подключаться физическому лицу?

Нет, если товары приобретаются для личных, семейных или домашних нужд. В этом случае допускается оформление транспортных документов на бумаге.

Что нужно сообщить менеджеру перед отправкой?

Передайте менеджеру:

ИНН и КПП организации;
точный адрес выгрузки;
название выбранного оператора ИС ЭПД;
ФИО и контакты ответственного за приёмку;
информацию о сотруднике, который будет подписывать третий титул.

Подготовьтесь к доставке заранее

Переход на электронные перевозочные документы не меняет порядок оформления заказа в GeoTrees. Но организациям, получающим товары через транспортную компанию, необходимо заранее подготовить электронную подпись, доступ к ИС ЭПД и ответственного получателя.

Если заказ будет доставляться транспортной компанией, сообщите менеджеру GeoTrees данные для электронного документооборота до согласования даты отправки.

Это поможет принять товар без задержек и вовремя приступить к монтажу и оформлению площадки.

Материал носит информационный характер. Порядок оформления документов для конкретной поставки определяется с учётом условий договора и выбранного способа доставки.

Дополнительная информация: официальные разъяснения Минтранса России и памятка ФНС для грузополучателей.